総務は、経営陣も含めて会社のすべての部署と関係して仕事をしているのです。その為、各部署同士の橋渡しや、経営陣と現場とをつなぐ役割もあります。業務内容は非常に幅が広く、社内文章の作成や来客対応など、社内外と関わりを持っていることが特徴です。
代表的な業務内容
- 機器・備品管理
- 施設管理
- 文書管理
- 社内行事の企画・運営
- 郵送物の発送・仕分け
【機器・備品管理】
機器や備品の状態を確認し、消耗品などをなくなる前に発注することは総務の仕事です。また、機器に不具合が生じた時は業者に修理依頼をします。定期的なメンテナンス対応も必要です。
【施設管理】
清掃業者の手配、照明や空調の調節、防災管理などを行います。また、オフィスや駐車場が賃貸の場合、その契約や管理を行うことも特徴です。
【文書管理】
文章管理は文章を適切に管理する業務。文章の作成から処理、保管、保存、そして保存期間が満了した書類の廃棄まで担当します。
【社内行事の企画・運営】
開催目的の設定、運営メンバーの選出、日程調整、予算配分、社員への案内、場合によってはイベントの司会なども行います。
【郵送物の発送・仕分け】
大量の郵便物が届くので、効率よく仕分けをしていく必要があります。正確に振り分ける為に、各部署の仕事内容や所属している人の名前などを把握することが求められます。日頃から社員とのコミュニケーションをはかっておくことが有効です。
その他にも
- 株主総会・取締役会の事務局
- 社内・社外広報の発行
- 来客応対
- 福利厚生業務
など、他部署が担当しない業務を多岐にわたって請け負う場合が多いです。会社を支える縁の下の力持ちのようなポジションと考えるとわかりやすいでしょう。また、必須ではありませんが、事務処理能力やスケジュール管理能力、パソコンスキル、簿記などのスキルがあると重宝されます。